Порядок организации первичного бухгалтерского учета. Первичный учет Первичный учет в организации

Тема 6

Учетный регистр. Правила исправления ошибок

Первичный учет. Классификация первичных документов

РЕГИСТРЫ И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Тема 5

5.1. Первичный учет. Классификация первичных документов

5.2. Учетный регистр. Правила исправления ошибок

5.3 . Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации. Первичный учет – это начальная стадия системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хоз. процессы и явления происходящие на предприятии.

Объектами первичного учета являются:

Заготовление;

Приобретение;

Расходование материальных ресурсов;

Нормирование;

Выработка рабочих-сдельщиков;

Затраты на производство;

Движение полуфабрикатов;

На стадии учетной работы первоначальные сведения о хоз. процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный документ – бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хоз. операций и является первым свидетельством происшедших фактов.

Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хоз. операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хоз. операции. Большинство учетных бух. документов составляются на типовых бланках утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, журналах, книгах.

Учетные документы бывают внешние и внутренние. Внешние документы поступают на предприятие со стороны:

Из вышестоящих организаций;

Налоговой инспекции;

От учредителей, поставщиков, покупателей;

Из кредитной сферы и др. источников.

Эти документы составляются по типовым формам. Например: счет – фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются на предприятии. Различают следующие виды:

Распорядительные;

Оправдательные (исполнительные); -

комбинированные;

Бухгалтерского оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хоз. операций. К ним относятся: распоряжение руководителя и уполномоченных им лиц на совершение хоз. операций.

Оправдательные или исполнительные документы удостоверяют факт совершения хоз. операции. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов, акты приемки выбытия основных средств, документы о приемке рабочих, изготовленной продукции и т.д. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хоз. операций и за правильность их оформления. Это могут быть начальники цехов, мастера, зав. складом и т.д. Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, а затем принимаются к учету.

Комбинированные – такие документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц.

Документы бух. оформления составляются тогда, когда для записей хоз. операций нет других документов или при обобщении и обработки оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения материалов, амортизации и др.

Применяемые в Б.У. документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы – первичные документы, которые оформляют каждую хоз. операцию и оформляются в 1 приём.

Накопительные документы составляют в течении определенного периода времени путем постепенного накапливания однородных хоз. операции. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

Например : лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада предприятия.

Различают так же:

Первичные документы;

Сводные документы.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой.

Первичные документы по сути можно разделить на 2 вида:

1) документы-основания (договора, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание). Они регламентируют операции с контрагентами или клиентами. Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движении товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам;

2) сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения и т.д.). Они сопровождают движение товаров, услуг, денежных средств. К такого рода документам могут быть созданы бух. проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.

Документы-основания в большинстве относятся к оперативному учету. Сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета.

Записать хоз. операцию на счетах означает отразить ее содержание в учетных регистрах.

Учетные регистры – счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его формирования. Учетные регистры могут быть в виде бух. книг, карточек, ведомостей. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов назначения регистра и способа учетной регистрации.

Учетная регистрация – запись хоз. операций в учетных регистрах. В зависимости от строения учета регистры делятся на:

Хронологические;

Систематические.

В хронологических регистрах информация о хоз. операциях записывается в последовательности их свершения.

В систематических регистрах, кроме того, хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

Синтетический учет ведется в систематических регистрах, а аналитический – в аналитических регистрах.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, разборчивыми. После регистрации хоз. операций в учетном регистре на первичном документе делают отметку, что он учтен в регистре. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров сопоставляют между собой путем составления оборотных ведомостей или другим способом. После утверждения годового отчета, учетные регистры группируют, переплетают, сдают на хранение в текущий архив предприятия.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют:

1) корректурным способом;

2) способом дополнительных проводок;

3) ”красное сторно”.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспондирующих счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, подписавших документ, а в учетных регистрах – подписью лица производящего исправление.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бух. проводке и в учетных регистрах указано правильное корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бух. проводку на разность между правильной и уменьшенной суммой операций.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ ”красное сторно”. В начале ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденция счетов, но запись производят красным цветом или обычны, но запись заключают в рамочку (). Неправильную проводку записывают красным в соответствующие регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы записанные красным вычитают из итога, тем самым запись аннулируется, т.е. снимается отрицательным числом. После этого составляют новую проводку с правильной корреспонденции счетов и записывают в регистры обычными чернилами. Способ ”красное сторно” применяется и в тех случаях, когда не нарушена корреспонденция счетов, но преувеличена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют проводку на разность между преувеличенной и правильной суммой способом ”красное сторно”. Этот способ так же используется для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

5.3. Мемориально – ордерная и журнально-ордерная формы учета

Форма Б.У. – это совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. В РФ применяют:

Мемориально-ордерную;

Журнально-ордерную;

Упрощенную форму и их автоматизированные варианты.

Мемориально-ордерная форма применяется в нескольких вариантах, в зависимости от особенностей отрасли и типа предприятия. В ней сочетаются: книжные и карточные, разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или ведомостях. Для аналитического используются книги, ведомости, карточки. На каждую хоз. операцию или группу операций, объединенных в сводном документе, составляется мемориальный ордер. Главное содержание этого ордера – это бух. проводка, т.е. корреспонденция счетов, дата его составления и сумма хоз. операций. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельных документов, а иногда место для мемориального ордера предусмотрено в бланке документа.

Большинство операций в течение месяца группируются во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляется мемориальный ордер. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, где им присваивается порядковые номера.

Например:

Мемориальный ордер № 3

Дт 20 “Основное производство”

Кт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

Бухгалтер А.А. Петров

После записи в регистрационном журнале сведений о хоз. операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или заменяющую ее ведомость.

В Главной книге на левой стороне счета отражаются данные о хоз. операциях по дебету, а на правой стороне счета – по кредиту. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сверяются с оборотом в журнале регистраций мемориальных ордеров. Баланс и отчетность предприятие составляет на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.

При журнально-ордерной форме на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Эти итоги представляют собой бух. проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах Главной книги. Поэтому накопительные журналы называют журналы-ордера.

Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета Главной книги. Журналы-ордера открываются на месяц. Главная книга открывается на год. В Главной книге каждому счету отводится отдельная страница. Кредитовый оборот по каждому счету переносится в Главную книгу одной итоговой суммой за месяц. Дебетовый оборот по каждому счету собирается в Главной книге по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. Затем на счете Главной книги подсчитывают итоги по дебету счета и определяют сальдо на конец месяца.

Схема: Журнально-ордерная форма учета:

1 – Первичные документы;

2 – Кассовая книга;

3 – Накопительные и группированные ведомости по синтетическим счетам;

4 – Журналы ордера (кредитовый признак);

5 – Главная книга (дебетовый признак);

6 – Баланс и отчеты;

7 – Ведомости и карточки аналитического учета;

8 – Оборотная ведомость по аналитическим счетам;

6.1 Назначение документации

6.2 Первичный учет

6.3 Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации

6.4. Контроль и хранение первичных учетных документов

Организация первичного бухгалтерского учета в любой организации выстраивается с использованием сходных принципов и форм отчетности. Поэтому ответственному за ведение первичного учета специалисту в компании важно четко представлять, какие формы первичных документов существуют, а также о чем не следует забывать непосредственно при ведении первичного бухучета.

Что такое первичный бухучет и что он в себя включает?

Первичный бухучет — это система действий организации по документальному оформлению свершившихся на предприятии хозяйственных событий, по регистрации всех имевших место внутренних и внешних хозопераций. Сотрудники, ведущие в фирме первичный бухучет, являются ответственными и за последующее хранение таких документов о деятельности компании.

Первичный бухучет подразумевает следующие работы:

сбор информации о происходящих в фирме хозяйственных событиях;
измерение таких событий;
регистрация указанных событий при помощи первичных учетных документов;
обеспечение сохранности первичных документов в течение установленного законодателем временного отрезка.

Первичный бухучет компания осуществляет во всех направлениях деятельности фирмы: на стадии заготовления ресурсов, на стадии производства продукции, на стадии последующей реализации такой продукции покупателям и т. д.

Вместе с тем на всех указанных стадиях ключевое значение для обеспечения первичного бухучета имеет составление первичных документов, поэтому бухгалтерским специалистам следует четко представлять, как составлять такие документы.

Какие у фирмы могут быть первичные учетные документы?

Первичный документ — такой, при помощи которого компания или индивидуальный предприниматель фиксирует факт совершения того или иного действия (бизнес-операции) со своей стороны. Такой документ выступает доказательством того, что определенное хозяйственное событие в жизни фирмы действительно имело место. В первичном документе указывается ряд основных характеристик такого хозяйственного события (к примеру, какое количество товара было передано, по какой цене, наименование и реквизиты продавца и т. д.)

ВАЖНО! Первичный документ является основанием для последующего отражения соответствующей хозяйственной операции в учетных регистрах субъекта.

Единого и обязательного к применению для всех фирм перечня форм первичных учетных документов не существует. Вместе с тем до 2013 года унифицированный перечень существовал. Несмотря на то что сегодня обязательными такие формы более не являются, большинство компаний продолжают их использовать в практике (в силу удобства и деловых обычаев).

В зависимости от специфики компании и ее отраслевой направленности состав первичных документов будет отличаться. Вместе с тем некоторую классификацию первичных документов провести возможно. В частности, в зависимости от того, где был составлен документ, можно выделить:

внешние документы, т. е. составленные за пределами организации, но поступившие к ней в качестве подтверждающих совершенную операцию, а также документы, которые компания передает внешним контрагентам (к примеру, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т. д.);
внутренние, т. е. документы, которыми сама фирма оформляет свое хозяйственное событие (справки, ведомости и др.).

Внутренние первичные документы компании, в свою очередь, могут подразделяться на следующие группы:

Распорядительные, т. е. документы, в которых фирма прописывает распоряжение или какое-либо императивное указание кому-либо. К примеру, распорядительными являются внутренние приказы компании.
Исполнительные. С помощью таких документов компания фиксирует сам факт совершения операции. Примером исполнительных первичных документов выступают акты выбытия ОС, приемки сырья и др.
Комбинированные, т. е. такие документы, которые одновременно носят характер как распорядительных, так и исполнительных (примером выступают авансовые отчеты командированных сотрудников, кассовые ордера (приходный и расходный) и др.).
Документы бухгалтерского оформления. Такие первичные документы фирма составляет в том случае, если хозяйственную операцию компании не представляется возможным зафиксировать с помощью существующих типовых форм. Кроме того, документы данной группы служат для составления обобщающих сводок по ранее оформленным распорядительным и исполнительным документам.

Что обязательно должен содержать первичный учетный документ?

Несмотря на то что единого перечня форм первичных документов на текущий момент не существует, четкие требования к их содержанию законодателем установлены. Ведь каждый такой документ должен подтверждать факт имевшего место на предприятии хозяйственного события (пп. 1, 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а значит, отражать основные характеристики такого события.

В п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ приведен список реквизитов, которые в обязательном порядке должен содержать любой первичный документ, независимо от того, к какой группе (из приведенных выше) он относится. Таковыми реквизитами выступают:

Наименование. Любой документ должен содержать четкое и корректное наименование. Документ без наименования может быть признан не имеющим юридической силы.
Дата, когда соответствующий документ был оформлен компанией.
Сведения о компании-составителе (наименование, адрес фирмы).
Информация непосредственно о хозяйственном событии, которое оформляется данным документом. В большинстве случаев содержание хозяйственной операции понятно уже из названия документа, в теле же документа приводится подробное описание события.
Числовые и денежные характеристики, измерители свершившейся операции (к примеру, сколько единиц выпущенной продукции было реализовано покупателю по договору поставки и на какую сумму).
Сведения о лице, которое составляло данный первичный документ, а также подпись такого лица.

Специалисту, который занимается составлением первичного документа, важно помнить два основных момента. Во-первых, составить такой документ необходимо либо непосредственно в момент, когда хозяйственное событие имело место, либо сразу после завершения такого события. Во-вторых, составленный первичный документ такой специалист обязан своевременно представить в бухгалтерское подразделение компании, чтобы его сотрудники отразили совершенную операцию в учете.

Что следует помнить при ведении первичного бухгалтерского учета?

Ведение первичного бухгалтерского учета в организации сопряжено для бухгалтера с некоторыми аспектами. Первым из них выступает исправление ошибок. При этом специалистам, составляющим первичные документы, следует понимать, что самовольно в тексте таких документов исправлять ничего нельзя (п. 4.1 положения о документах в бухучете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Если все же требуется исправить документ, то любое исправление производится по следующим правилам (ст. 4 положения № 105):

старое значение зачеркивается одной чертой, чтобы прежнее значение осталось читабельным;
над зачеркнутым прописывается новое значение, а также прописывается отметка «Исправлено»;
подписавшие документ лица ставят свои подписи под исправленными значениями, после чего указывается дата исправления.

Вторым важным аспектом первичного бухучета является организация документооборота. Как следует из ст. 5 положения № 105, документооборот первичных документов в фирме организуется специальным графиком.

ВАЖНО! Под документооборотом понимается оформление собственных первичных документов, передача их контрагентам, получение документов от контрагентов, сдача документов в архив и другие движения документов.

В таком графике компании следует отразить, каким образом в каждом подразделении фирмы первичные документы будут создаваться, проходить проверку, а также обрабатываться (кто и в какие сроки будет этим заниматься).

Составляет указанный график главный бухгалтер, он же является ответственным за то, как подразделения компании следуют графику.

Вам также может быть интересен вопрос о сроках хранения бухгалтерских документов. Об этом — в статье .

Итоги

Первичный бухучет в компании подразумевает корректное документальное оформление имевших место хозяйственных событий при помощи первичных документов. Первичные документы у каждой компании, в зависимости от специфики осуществляемой деятельности, могут быть разные.

Единых общеобязательных шаблонов для первички сегодня не существует. Вместе с тем любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Главному бухгалтеру необходимо выстроить рациональный график документооборота, в котором будет указано, кто в каждом подразделении ответственен за документальное оформление совершающихся хозяйственных событий.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией на основании Учетной политики (Приложение Б). Для работы бухгалтерии разрабатывается Положение о бухгалтерии (Приложение В). Возглавляет ее главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю. В его компетенцию входит: постановка и ведение бухгалтерского учета; формирование учетной политики; составление и своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности.

Можно выделить следующие этапы организации бухгалтерского учета на хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром»:

определение порядка организации бухгалтерского учета;

выбор форм бухгалтерского учета;

определение порядка документирования хозяйственных операций, т.е. организации первичного учета;

определение правил бухгалтерского учета и оценки активов и пассивов;

разработка и утверждение положения об учетной политике организации и ее рабочего плана счетов;

Определение правил инвентаризации активов и пассивов;

Определение порядка составления и представления бухгалтерской отчетности.

Некоторым минусом в постановке бухгалтерского учета является отсутствие разработки полного плана его организации, который бы обеспечил ее рациональность.

План организации бухгалтерского учета должен состоять из следующих элементов:

План документации и документооборота;

План инвентаризации;

План счетов и их корреспонденции;

План отчетности;

План технического оформления учета;

План организации труда работников бухгалтерии.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» лишь разработаны план документооборота и рабочий план счетов.

В плане технического оформления учета, который не имеется в хозяйстве, должна даваться детальная характеристика формы учета, которая будет применена на данном предприятии. При выборе формы учета организации главный бухгалтер руководствовался указаниями и инструкциями по этому вопросу, учитывая конкретные условия работы хлебозавода № 3 КУП «Минскхлебпром», хорошо зная преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

Таким образом, хлебозавод № 3 КУП «Минскхлебпром» стал применять журнально-ордерную форму учета.

Основанием для учета записей являются первичные документы, фиксирующие совершение хозяйственной операции. Первичные документы имеют право подписывать директор, главный бухгалтер и лица, ответственные за совершение хозяйственной операции, а документы, которыми оформляют операции с денежными средствами, подписываются директором хлебозавода № 3 КУП «Минскхлебпром» и главным бухгалтером.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете хлебозавода № 3 КУП «Минскхлебпром» оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно, а также формами, разработанными самостоятельно. Основание составления бухгалтерских проводок является рабочий план счетов (Приложение Г).

Учетные документы хранятся на предприятии в бумажной форме в течении пяти лет.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» также нет плана организации труда работников бухгалтерии, где должна определяться структура аппарата и штат бухгалтерии, даваться должностная характеристика каждому работнику. Недостатком является и отсутствие разработанных мероприятий по повышению квалификации, а также отсутствие графиков учетных работ.

Основным назначением графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работ, намечаются мероприятия по научной организации труда счетных работников. В индивидуальных графиках (календарных планах) указывается, какие работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Графиком регламентируется занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительные периоды (месяц, квартал и т.д.).

В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации (расчетной группой бухгалтерии, складом, цехом и т.п.).

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо было решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» учетный аппарат организации рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет. Главный бухгалтер в этом случае составляет баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации. То есть на данном предприятии сформирована децентрализация учета.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

На предприятии применяется автоматизированная форма учета. Используется программа «1С - Бухгалтерия».

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов.

Внутренние правила документирования операций, организации документооборота, ведение регистров бухгалтерского учета, определяются бухгалтерией предприятия с учетом требований, установленных Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете и в соответствии с утвержденным графиком.

Первичные учетные документы составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Оформление хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, осуществляется по формам документов, разработанных предприятием.

Организацией применяется комбинированная форма ведения бухгалтерского учета. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. На предприятии руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме, по содержанию.

Все документы, служащие для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, изменяющие кредитные, финансовые и расчетные обязательства предприятия, бухгалтерские балансы и финансовая отчетность подписываются директором и главным бухгалтером. Без подписи указанных лиц документы считаются недействительными.

Первичный учет представляет собой начальную стадию регистрации отдельных операций в первичных документах . С его помощью решаются задачи признания и оценки операций. Его объектами являются все хозяйственные операции предприятия: заготовление, приобретение, расходование материалов и других материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, отработанное время, остатки незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее реализация, расчеты и т.д. Первичные документы составляютсяв момент совершения хозяйственных операций или непосредственно по их завершению. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, и на его основе производится классификация операций в учетных регистрах.

Учетные документы, которые используются на предприятиях, составляются на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. Существуют различные формы учетных документов, но в то же время в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа: наименование документа, дата, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за выполнение хозяйственной операции и оформление документов. Хозяйственные операции могут отражаться на машинных носителях, на которых они должны быть соответственно защищены и должна быть обеспечена их юридическая сила.

В составлении первичных документов участвуют так или иначе все подразделения и большинство работников предприятия. Поэтому должна быть обеспечена своевременность и достоверность составления и поступления первичных документов в бухгалтерию для контроля и обработки. С этой целью разрабатывается регламент движения первичных документов на предприятии, являющийся частью системы документооборота предприятия.

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. Внешние документы поступают со стороны (от государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и т.д.). Эти документы составляются по определенным формам (платежные поручения, счета-фактуры и т.д.). Внутренние документы составляются непосредственно предприятием. Они бывают распорядительными, оправдательными, комбинированными и бухгалтерского оформления. Распорядительные - документы, в которых содержатся распоряжения или указания о выполнении тех или иных операций. Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. Комбинированные это распорядительные и оправдательные одновременно. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записи хозяйственной операции нет специальных форм или для обобщения и обработки распорядительных и оправдательных документов. Применяемые документы делятся на разовые и накопительные. Разовые составляются на каждую хозяйственную операцию и в один прием. Накопительные составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода по этим документам подсчитываются итоги.

Первичная учетная бухгалтерская информация должна быть точной, ясной, понятной, своевременной и достоверной и формироваться с минимальными затратами труда и времени.

Учетные регистры

Поступившие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются на законность их составления, на целесообразность отраженных в них хозяйственных операций, на правильность записей. Затем осуществляется регистрация этих документов и запись данных, которые содержатся в этих документах, на счетах бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, источниках формирования этого имущества и хозяйственных операциях из соответствующих первичных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры это таблицы определенной формы, построенные в соответствии с группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, то есть с их помощью решается задача классификации.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация об операциях записывается в последовательности их совершения (журнал хозяйственных операций). В систематических регистрах хозяйственные операции группируются по некоторым установленным признакам (мемориальные ордера, журналы-ордера).

Учетные регистры ведутся в форме книг, карточек и свободных листов. Карточка предназначена для аналитического учета основных средств, материальных ценностей, персонала. Свободные листы это учетные листы большего формата (А4), с большим объемом сведений по сравнению с карточкой. Они используются для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров (ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера). Книги это сброшюрованные свободные листы. Они могут применяться только тогда, когда с ними работает один человек (кассовая книга, книга продаж и покупок, книга наличия материалов на складе).

Учетные регистры необходимо вести аккуратно и без подчисток. Обнаруженные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Необходимо также сделать отметку об исправлении. В ряде случаев для исправления неправильных сумм составляются специальные проводки - методом красного сторно , который заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами, и при суммировании результатов записи, сделанные красными чернилами, вычитаются. После этого делается правильная запись хозяйственных операций.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения учетных регистров и первичных документов, исправления в них ошибок, порядок организации документооборота регламентируются помимо Закона о бухгалтерском учете также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Введение………………………………………………………………….....3

Гл.1. Теоретические основы организации первичного учета

1.1.Сущность первичного учета, роль и значение………………………..4

1.2.Определение и классификация первичных документов……………..6

1.3.Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его

учетная политика……………………………………………………....16

Гл.2.Действующая организация первичного учета на предприятии

2.1.Виды первичных документов по учету имущества организации…..20

2.2.Порядок оформления документов по расчетным операциям……….26

2.3.Организация документооборота на предприятии……………………30

Заключение…………………………………………………………………33

Список использованной литературы……………………………………...35

Федеральное агентство по рыболовству Российской Федерации

Дальневосточный государственный технический

рыбохозяйственный университет (Дальрыбвтуз)

Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»

Курсовая работа

на тему «Организация первичного учета на предприятии»

На примере КГУ «Светлинский лесхоз»

Выполнила: Бусыгина Е.С.

Ф.И.О., группа БУ-32

Научный руководитель: Бубновская Т.В.

Владивосток.

ВВЕДНИЕ

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Глава 1. Теоретические основы организации первичного учета.

1.1Сущность первичного учета, его роль и значение.

Документ (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

5. Основание для её совершения;

6. Измерители;

7. Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

Вывод: Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

1.2. Определение и классификация первичных документов.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

· Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

· Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

1. Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер

2. Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура

По порядку составления:

1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу отражения операций:

1. Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

По месту составления:

1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной операции.

2. В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

3. Правильность арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

· группировка по однородным операциям

· таксировка, т.е. денежное измерение

· контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные сроки документы сдаются в архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления или получения со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в

порядке их поступления в бухгалтерию

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы

Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

2. По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в

денежном измерении в обобщённом виде.

Пример: Оборотная ведомость

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и

аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6

3. По форме построения:

А) односторонние - все записи на одной стороне листа

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду

А) бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы.

Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.

В) свободные листы - таблицы со специальным графлением для

синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

Вывод: Информация, которая находит отражение в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

1.3. Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его учетная политика

Лесхоз Федерального агентства лесного хозяйства является федеральным государственным учреждением, финансируемым за счет средств федерального бюджета, субъектов Российской Федерации, средств бюджетов органов местного самоуправления и внебюджетных источников.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также нормами глав 21, 25 Налогового кодекса Российской Федерации учетная политика является основным организационно-распорядительным документом, регулирующим особенности организации бухгалтерского учета в каждом конкретном случае и особенности формирования налоговой базы и налоговых регистров, а также документом, который позволяет сформировать и выработать грамотные управленческие решения, направленные на повышение экономической эффективности деятельности лесхоза.

Во всех случаях учетная политика лесхоза должна отвечать шести требованиям ведения бухгалтерского учета: полнота, своевременность, осмотрительность, приоритет содержания перед формой, непротиворечивость и рациональность.

При формировании учетной политики по конкретному направлению или конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета лесхозом выбирается один способ из нескольких, допускаемых законодательством. Лесхоз имеет право самостоятельно разрабатывать способы ведения учета в случаях отсутствия установленных норм, руководствуясь при этом общеметодологическими подходами и действующим законодательством.

Общие положения, одинаковые для всех лесхозов, не следует включать в учетную политику. При ее формировании рассматриваются только те вопросы, решение которых в соответствии с нормативными документами может отличаться от принятых в других лесхозах. Наличие в нормативно-правовых актах формулировок “может” или “имеет право” влечет за собой определение очередного элемента учетной политики.

В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за формирование учетной политики в организации несет главный бухгалтер.

Утверждение учетной политики входит в компетенцию руководителя организации.

Учетная политика лесхоза оформляется организационно-распорядительным документом. К таким документам относятся приказ или распоряжение руководителя.

В названии приказа об учетной политике может и не быть указания на год ее принятия, так как предполагается последовательность применения однажды избранной учетной политики в последующие годы. При необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения.

В связи с этим требования налоговых органов о ежегодном представлении каждой организацией нового приказа об учетной политике на следующий финансовый год являются необоснованными.

1) организационно-технические (рабочий план счетов, формы используемых первичных документов, график документооборота и т. п.);

2) методические (порядок организации бухгалтерского и налогового учета основных средств, порядок планирования, бухгалтерского и налогового учетов расходов на ведение лесного хозяйства и т. п.).

Обязательность включения в приказ об учетной политике организационно-технического раздела следует из содержания статьи 6 Закона о бухгалтерском учете. Однако этот раздел достаточно велик по объему, при этом он представляет интерес в первую очередь для внутренних, а не для внешних пользователей бухгалтерской информации.

Поскольку учетная политика представляет достаточно объемный документ, то в полном виде его неудобно представлять в налоговую инспекцию или другим заинтересованным пользователям и, прежде всего, из-за организационно-технического раздела.

Однако исключить его нельзя, так как не включение его в приказ об учетной политике нарушает нормы действующего законодательства

При оформлении приказа об учетной политике по каждому ее отдельному элементу рекомендуется указывать соответствующую норму, которая предусматривает возможность применения того или иного способа ведения учета или необходимость самостоятельного определения организацией конкретной методики учета по данному вопросу.

Согласно статье 6 Закона о бухгалтерском учете, в зависимости от объема учетной работы бухгалтерский учет в лесхозе может осуществляться: бухгалтерией как самостоятельным структурным подразделением; бухгалтером, принятым по трудовому договору и состоящим в штате организации; специальной профессиональной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом на договорных началах; руководителем лично.

Положение о бухгалтерской службе, а также должностные инструкции работников бухгалтерии оформляются по общей схеме и, как правило, включают в себя шесть разделов: общие положения; функции; права и обязанности; ответственность; взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями лесхоза, государственными и иными органами, учреждениями банков, органов федерального казначейства и так далее; организация работы.

Поскольку лесхозы в качестве основного структурного подразделения имеют лесничества, то в учетной политике необходимо установить степень централизации учетных работ: при централизованной форме вся учетная работа проводится в центральной бухгалтерии, при децентрализованной форме на местах функционируют свои учетные подразделения. Как правило, в каждом лесничестве имеется уполномоченное лицо, отвечающее за формирование ежемесячного материального отчета лесничества и своевременное представление его в лесхоз.

Вывод: Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

Глава 2. Действующая организация первичного учета в КГУ «Светлинский лесхоз».

2.1. Виды документов по учету имущества организации.

В КГУ «Светлинский лесхоз» применяются следующие документы по учету имущества:

Инвентарная карточка учета основных средств
Форма 0504031

Инвентарная карточка учета основных средств применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов.

Инвентарная карточка открывается в бухгалтерии на каждый отдельный объект; заполняется на основании акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030), акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации на данный объект.

В соответствии с прилагаемой к объекту основных средств документацией в инвентарной карточке указываются признаки объекта: инвентарный номер объекта, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации); дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - дата и номер акта приемки); первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость; сведения об амортизации по документам приобретения и переоценки.

В случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники, музейных ценностей и т.д. имеются драгоценные металлы, указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанные в паспорте.

В инвентарной карточке отражается годовая сумма начисленной амортизации (в рублях, с двумя десятичными знаками) на основании журналов операций по прочим операциям.

В инвентарной карточке производятся записи о завершенных работах по реконструкции, модернизации, достройке, дооборудованию, частичной ликвидации существующего объекта (на основании акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002), результатом которых будет изменение первоначальной (восстановительной, кадастровой) стоимости объекта (графа 6).

На оборотной стороне инвентарной карточки приводятся сведения о поступлении (на основании акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), перемещении (на основании накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. 0306032), выбытии объектов учета (при выбытии или списании объекта основных средств на основании акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ф. 0306003, 0306033) или акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004), краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).

Инвентарная карточка группового учета основных средств
Форма 0504032

Инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 10000 рублей.

Инвентарная карточка открывается на основании акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Списание объектов учета производится на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144).

Для библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Учет объектов мягкого инвентаря осуществляется без присвоения инвентарного номера.

Учет производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно по одной учетной стоимости, имеющего одно и то же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики, осуществляется с присвоением индивидуального инвентарного номера, в количественном и стоимостном выражении.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств
Форма 0504033

Опись инвентарных карточек по учету основных средств применяется для регистрации открываемых инвентарных карточек учета основных средств (ф. 0504031), инвентарных карточек группового учета основных средств (ф. 0504032). Опись ведется в одном экземпляре в бухгалтерии в целях контроля за сохранностью инвентарных карточек. Опись сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании объекта по последней инвентарной карточке. Регистрация производится по соответствующим счетам бюджетного учета. При выбытии и перемещении основных средств указываются дата (число, месяц, год) и номер журнала операций.

Инвентарный список нефинансовых активов
Форма 0504034

Инвентарный список нефинансовых активов применяется для учета основных средств (кроме библиотечных фондов, предметов мягкого инвентаря, посуды), а также нематериальных и непроизведенных активов в местах их нахождения (хранения, эксплуатации). Инвентарный список ведется материально ответственным лицом. В инвентарный список записывается каждый объект с указанием номера инвентарной карточки, заводского номера, инвентарного номера, наименования объекта. При выбытии объектов указывается дата и номер документа и причина выбытия.

Оборотная ведомость по нефинансовым активам
Форма 0504035

Оборотная ведомость по нефинансовым активам применяется для обобщения данных по наличию и стоимости нефинансовых активов (основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, продуктов питания) и проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета с данными счетов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, материалов главной книги (ф. 0504072).

Оборотная ведомость составляется ежемесячно по всем объектам учета в количественном и стоимостном выражении. При этом 3-й лист может быть использован в качестве вкладного листа.

Кроме того, оборотная ведомость применяется для ведения аналитического учета по счетам амортизации основных средств и нематериальных активов, отражения и движения сумм амортизации по ее начислению и списанию.

Записи в оборотной ведомости производятся путем отражения входящего сальдо по каждому нефинансовому активу.

В оборотной ведомости подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

При незначительном движении нефинансовых активов оборотная ведомость может составляться ежеквартально.

Книга учета материальных ценностей
Форма 0504042
Карточка учета материальных ценностей
Форма 0504043

Книга учета материальных ценностей применяется для учета в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность.

Учет в книге ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам и количеству материалов, готовой продукции, мягкого инвентаря, посуды, библиотечных фондов с использованием отдельных страниц по каждому наименованию объекта учета.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в местах хранения), а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.

При ограниченном объеме наименований материальных ценностей учет можно вести в карточке учета материальных ценностей.

Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке

Форма 0504055

Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке применяется для аналитического учета материальных ценностей, оплаченных вышестоящей организацией и направленных поставщиками в порядке централизованного снабжения бюджетным учреждениям. На основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов, накладных и др.) на отправленные ценности грузополучателю в книге производятся соответствующие записи и одновременно производится запись по забалансовому счету 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению". При получении ответного извещения (ф. 0504805) от грузополучателя в книге заполняются соответствующие графы и одновременно производится запись по забалансовому счету.

Аналитический учет материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке, ведется отдельно по каждому учреждению (грузополучателю). Вывод: Внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года.2.2. Порядок оформления документов по расчетным операциям При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк). Платежи по безналичным расчетам банк производит с согласия владельца расчетного счета. Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам, по приказам арбитража, при погашении просроченных ссуд, списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия, то есть принудительно по инкассовому поручению. Лесхоз периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета лесхоза, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”.Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете лесхоза задолженность списывается. На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом ”Расчетный счет”, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке.Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления. Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.При данной форме расчетов получатель средств представляет вобслуживающий его банк расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате получателю определенной суммы через банк за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платежных поручений- требований может быть последующим и предварительным. При предварительном акцепте банк производит списание средств со счета плательщика, если он не заявит в установленный срок отказ от акцепта. При последующем акцепте банк плательщика оплачивает платежное требование сразу после его поступления. Если плательщик в установленный срок заявит об отказе от акцепта, то банк немедленно восстанавливает сумму платежа на счете плательщика и списывает ее со счета получателя. Банк принимает последующие отказы от акцепта иногородних и одногородних требований в течении трех рабочих дней после поступления требования в банк плательщика.Требование предъявляется в банк при иногородних расчетах в трех экземплярах, при одногородних - в четырех экземплярах.Плательщик имеет право отказаться от акцепта счета в полной сумме в случае отгрузки поставщиком продукции не заказанной, недоброкачественной, нестандартной, некомплектной досрочной поставки товаров или долгосрочного оказания услуг, предъявления поставщиком бестоварного требования, отсутствия утвержденных или согласованных в установленном порядке цен на товары и услуги и др. Если покупатель отказался от акцепта поручения- требования, топоступившие по этому поручению-требованию товары поступают на ответственное хранение покупателя. При частичном отказе от акцепта товар остается на ответственном хранении покупателя в той части, от оплаты которой он отказался.В случае акцепта платежного поручения- требования отделение банка покупателя извещает отделение банка поставщика об оплате покупателем расчетного документа. Сумма платежа зачисляется отделением банка поставщика на расчетный или другой счет поставщика.Достоинством акцептной формы расчетов платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий, предусмотренных договорами. Ее недостаток заключается в сравнительно медленном поступлении средств на счет поставщика (3 дня на акцепт и двойной срок почтового пробега).Расчеты платежными поручениями- требованиями могут осуществляться и без их акцепта. Например, со счетов плательщика без акцепта оплачиваются требования за газ, воду, электрическую энергию, канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные и некоторые другие услуги.Платежные поручения используются лесхозом для расчетов за продукцию и услуги, расчетов с бюджетом, органами социального страхования и др. Их можно применять в иногородних и одногородних расчетах.Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя денег. В нем обязательно указывают назначение подлежащих перечислению сумм.Платежное поручение передается в учреждение банка плательщика в порядке последующего акцепта после получения получателем товарно- материальных ценностей или оказанных ему услуг. Вместе с тем оно может выписываться и для предварительной оплаты счетов поставщиков. Под предварительной оплатой понимают оплату товаров или оказанных услуг, готовых к отгрузке (оказанию), получателем немедленно после получения платежа и отгружаемых (оказываемых) не позднее 3 рабочих дней со дня получения платежа.Платежные поручения оформляют, как правило, на сумму не менее предельной величины, установленной для банковских операций по безналичному расчету.Платежи менее этой суммы осуществляют обычно почтовыми переводами. Не ограничивается сумма переводов на имя отдельных граждан причитающихся лично им средств на имя других организаций, где нет кредитных учреждений.При расчетах платежными поручениями (переводами) операции по расчету у поставщиков и покупателей отражают на счетах бухгалтерского учета таким образом, как и при расчетах платежными поручениями- требованиями.

2.3.Организация документооборота на предприятии

Все хозяйственные операции, проводимые лесхозом, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.Этапы документооборота:1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;4. Сдача в архив.Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в лесхозе графиком документооборота.Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.Работники лесхоза (начальники лесничеств, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. Вывод: Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Заключение.

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список использованной литературы.

1. Конституция Российской Федерации

2. Гражданский кодекс Российской Федерации

3. Налоговый кодекс Российской Федерации

4. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"

5. Постановление Правительства России от 02.12.2000 № 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость"

6. ПБУ 1/98 - Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина РФ от 09.12.1998 № 60н

7. ПБУ 9/99 - Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации", утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н

8. ПБУ 10/99 - Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н

9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н

10. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфина РФ от 09.12.1998 № 60н

11. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утв. Советом Директоров Банка России от 05.01.1998 № 14-П

12. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.1993 № 40

13. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55

14. Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7

15. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНИТИ-ДАНА, 2003 - 304 с.

16. Василевич И. П., Ширкина Е. И. Теория бухгалтерского учета.: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2002 - 312 с.

17. Ёлгина Е. Б. Первичные документы. - М.: Издательско-консультационная компания "Статус-Кво 97", 2004 - 208 с.

18. Кирьянова З. В. Методологические и организационные основы первичного учета. - М.: Финансы и статистика, 1981

19. Климова М. А. Делопроизводство в бухгалтерии. - М.: Издательство РИОР, 2004. - 157 с.

20. Н. В. Пошерстник, М. С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету. Издание 10-е, переработанное и дополненное. - СПб.: "Издательский дом Герда", 2004 - 608 с.

21. Подольский В. И., Макарова Н. С. Аудит первичного учета предприятий: Практическое пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 173 с. - (Серия "Аудит: организация и технологии")

22. Теория бухгалтерского учета: Учебник / Под ред. Е. А. Мизиковского. - М.: Юристъ, 2003 - 400 с.

23.Справочная литература ООО «Учебно - методический и образовательный центр «Партнер»

24. Статья С. С. Викентьевой и Е. В. Клочковой, консультантов СТАБУС "Учетные регистры", в журнале "Бухгалтерский учет" № 10, 2004 г.